Umstrukturierung im Unternehmen? Drei Wege, Mitarbeiterängste zu mildern und die Moral zu stärken

Wenn es sich so anfühlt, als ob Ihr Unternehmen eine Umstrukturierung nach der anderen durchläuft, dann liegt das vielleicht daran, dass dies tatsächlich der Fall ist. Die Karten werden in Unternehmen immer öfter neu gemischt, und die meisten Unternehmen erwarten, dass sich dies in den nächsten fünf Jahren fortsetzen oder sogar noch öfter passieren wird.

Traditionell gesehen sind Umstrukturierungen Maßnahmen  zur Kostensenkung oder Effizienzsteigerung, und Faktoren wie Digitalisierung, bahnbrechende Technologien, Marktkräfte, die politische Landschaft und sogar neue Gesetzesänderungen treiben das erhöhte Tempo noch weiter an, mit dem Umstrukturierungen ablaufen.

Auch wenn sie unvermeidlich sind, so sind Neuorganisationen doch mit einem beträchtlichen Zeit-, Energie- und emotionalen Aufwand verbunden, zumal nur 12 % der betrieblichen Umstrukturierungen die vorgesehenen Fristen einhalten.

Das Hauptproblem ist, dass Unternehmen Umstrukturierungen als organisatorische Probleme sehen, die gelöst werden müssen, obwohl es sich in Wirklichkeit um sehr individuelle, menschliche Prozesse handelt. Vor diesem Hintergrund gibt es einige Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um zumindest einen Teil des Moralverlusts sowie der Ängste und Unklarheiten, die mit Umstrukturierungen einhergehen, zu reduzieren, wenn nicht gar zu beseitigen.

Stärken Sie Ihre Kommunikation

Laut McKinsey neigen Führungskräfte während Unternehmensumstrukturierungen dazu, in eine von zwei Fallen zu tappen, wenn sie die Transformation an ihre Mitarbeiter kommunizieren:

1. Die Strategie „Abwarten und Tee trinken“: Der Versuch, den gesamten Prozess zum Schutz der Mitarbeiter geheim zu halten und Details erst dann preiszugeben, wenn alle Antworten vorliegen. Allerdings sickern Geheimnisse durch, Gerüchte werden verbreitet und die Mitarbeiter geraten in Panik.
2. „Idealismus im Elfenbeinturm“: Der CEO beruft eine Versammlung ein oder stellt ein Intranet-Update online, das alle Mitarbeiter über die bevorstehende Veränderung informiert, wobei er davon ausgeht, dass das gesamte Unternehmen genauso begeistert sein wird, wie er. Doch das ist nicht immer der Fall. Die Mitarbeiter können aufgrund der ungenügenden Einbeziehung zynisch reagieren, während Führungskräfte unbekümmert daran teilhaben und die Gerüchteküche brodelt.

Wie lässt sich die Kommunikation also besser gestalten?

1. Der erste Schritt besteht darin, dass alle führenden Mitarbeiter sowie jene, die an der Neuorganisation beteiligt sind, erkennen, dass sie zwar einen Plan und eine Vision für die Zukunft haben, die tatsächliche Transformation jedoch erst am Anfang steht. Dessen sollten sich die Führungskräfte von Anfang an bewusst sein, um proaktiv damit umgehen zu können.
2. Erweitern Sie Ihr internes Kommunikationsteam und Ihre Arbeitsweisen, oder stellen Sie gar ein neues Kommunikationsteam zusammen, das die Mitarbeiter über die Umstrukturierung auf dem Laufenden hält.
3. Versammlungen können zwar in jedem Kommunikationsplan eine Rolle spielen, aber sie sind keine Abkürzung, mit der alles auf einen Schlag erledigt ist.
4. Beteiligen Sie so viele führende Mitarbeiter wie möglich an der Kommunikation.

In den Mitteilungen, die sie austauschen, sollten die folgenden Themen angesprochen werden:

1. Erkennen Sie an, dass persönliche Veränderungen den schwierigsten Teil jeder Umstrukturierung darstellen.
2. Heben Sie hervor, dass hinter allen Entscheidungen eine Strategie steht, auch wenn diese im Detail willkürlich erscheinen mögen.
3. Erörtern Sie die Vorteile der Umstrukturierung.
4. Konzentrieren Sie sich gleichermaßen auf das, was sich nicht ändern wird, wie zum Beispiel die Unternehmenskultur, das Leitbild oder die Bürostandorte, um den Mitarbeitern etwas zu geben, worauf sie sich in dieser unruhigen Zeit verlassen können.
5. Kommunizieren Sie häufig und klar, ohne Raum für Missverständnisse. Das verhindert Klatsch und Tratsch, welche der Moral abträglich sein könnten.

Erfassen Sie die Ängste aller Mitarbeitertypen

Während Umstrukturierungen können wir mit Unruhe, unseren Ängsten und unseren Unsicherheiten konfrontiert sein. Die Angst vor Veränderung ist bei fast allen Menschen stark ausgeprägt, und gelangt während einer großen Firmenumstrukturierung besonders in den Vordergrund. . Es muss also zuerst eine innere Transformation auf individueller Ebene stattfinden, welche die beteiligten mit ihren Sorgen und Ängsten einbezieht, bevor eine organisatorische Veränderung erfolgreich sein kann.

Eine Art, wie ein Unternehmen dies erleichtern kann, besteht darin, die Hauptgründe für die Angst und Besorgnis der Mitarbeiter zu ermitteln.

• Ein Schwerpunkt liegt oft auf dem möglichen Verlust von Arbeitsplätzen, und dies ist ein wichtiges Thema, das klar und ehrlich angesprochen werden muss.
• Einige Mitarbeiter haben möglicherweise zusätzliche emotionale Altlasten, die mit ihrer Beschäftigung verbunden sind. Vielleicht haben sie vor kurzem ein Haus gekauft, sind für diese Arbeitsstelle umgezogen, oder sie betreuen und kümmern sich um ein Familienmitglied oder einen geliebten Menschen. Der Gedanke, ihren Arbeitsplatz zu verlieren, könnte unter diesen Umständen niederschmetternd sein.
• Schritte in Richtung einer flacheren Organisation ohne klassische Führung werden häufig von Mitarbeitern begrüßt.  Aber was ist mit denjenigen, die ihr ganzes Leben lang hart gearbeitet haben und erst kürzlich in eine Führungsposition befördert wurden? Eine solche Umstrukturierung kann eine bedeutende Veränderung in ihrem Selbstbild darstellen.
• Dasselbe gilt für hoch motivierte und präzise arbeitende Mitarbeiter, die einen klaren Karriereplan vor Augen haben. Sie könnten zum Beispiel eine betriebliche Umstrukturierung als katastrophale Entgleisung sehen.
• Wenn Ihr Unternehmen in jüngster Zeit mehrere Umstrukturierungen durchlaufen hat, könnten Mitarbeiter, die zuvor leicht mit allen Änderungen zurechtgekommen sind, die nächste Transformation als den Tropfen empfinden, der das Fass zum Überlaufen bringt – ein Stressfaktor zu viel.
• Dann gibt es noch eine große Anzahl von Mitarbeitern, die ihre Arbeit, ihren Manager und ihr Team mögen wie sie sind und sich nicht vorstellen können, nach der Umstrukturierung am Ende besser dazustehen.

Die Ermittlung der Hauptgründe, warum Mitarbeiter vielleicht Besorgnis verspüren, kann Ihnen helfen, Ihre Kommunikation zu planen und Maßnahmen zu ergreifen, um mit der Angst umzugehen.

Gestalten Sie einen aktiven Übergang

Mitarbeiter sind oft passive Teilnehmer an einer strukturellen Neuorganisation. Es ist etwas, das ihnen wiederfährt, was in ihnen ein Gefühl der Ohnmacht erzeugt. Auch wenn es vielleicht nicht praktisch ist, dass jeder Mitarbeiter im Sitzungssaal bei strategischen Entscheidungen mitwirkt, können einige Schritte unternommen werden, um den Mitarbeitern in diesen turbulenten Zeiten ein Gefühl der Handlungsfähigkeit zu vermitteln.

Coaching kann zum Beispiel ängstliche, nervöse und besorgte Mitarbeiter in eine positive, konzentrierte, flexible und proaktive Belegschaft verwandeln. Während Coaching das ganze Jahr über sowohl für Manager als auch für Mitarbeiter äußerst wirkungsvoll ist, wirkt es in Zeiten erheblicher Umbrüche besonders stärkend.

Ein guter Coach kann den Mitarbeitern helfen, herauszufinden, was sie wollen, sowohl langfristig als auch aus der aktuellen Situation heraus, und er gibt ihnen die Chance, ihre eigenen Werte und Ziele neu zu ordnen, sowie die Möglichkeit, bei Bedarf neu anzufangen.

Eine Unterstützung durch Coaching ist wertvoll für Mitarbeiter, die durch die Umstrukturierung ihren Arbeitsplatz verlieren könnten. Es kann jedoch ebenso nützlich sein, um Mitarbeitern dabei zu helfen, sich an ihren neuen Arbeitsplatz, die Umstände oder die Umgebung anzupassen.

Organisatorische Umstrukturierungen sind chaotisch, unbequem und für alle Beteiligten beunruhigend. Dabei muss man verstehen, dass es sich gleichermaßen – oder gar noch mehr – um Momente der menschlichen Transformation handelt, und nicht nur der geschäftlichen. Erst dann können Unternehmen dafür sorgen, dass die Umstrukturierung schnell und reibungslos vonstattengeht. Dies trägt letztendlich dazu bei, dass die Unternehmen und deren Mitarbeiter ihr gewünschtes Ziel erreichen können.