Um guia para um processo eficaz de gestão da mudança

A gestão da mudança é um dos assuntos fundamentais visto como complexo e desassociado deste mundo. Mas, acredite, não é!

Em uma organização, a gestão da mudança se concentra em objetivos específicos para funcionários e entidades num determinado contexto. Por isso, ele é iniciado, medido e realizado de maneira específica.

A gestão da mudança é essencial para o sucesso num mundo que vem passando por mudanças rápidas e evolução contínua (como a crise sanitária e a transformação digital). É um símbolo de resiliência, adaptação e inteligência coletiva. Além disso, a gestão da mudança é uma disciplina que é fácil de entender.

Este guia fornece todas as provas: a definição, os obstáculos existentes e as ferramentas práticas que garantem uma execução bem-sucedida da gestão da mudança.

Noções básicas sobre a gestão da mudança

Em poucas palavras, podemos definir a gestão da mudança como técnicas e protocolos através dos quais uma organização inicia e executa mudanças nos processos internos e externos. Ela envolve a preparação e o apoio aos funcionários, o desenvolvimento de procedimentos para a mudança e a avaliação de esforços antes e após a mudança em prol de uma execução eficaz.

Em uma organização, a mudança afeta de forma direta estas três áreas principais:

• A própria empresa: mudança de estratégia, estrutura e organização.
• O trabalho: mudança nos procedimentos de trabalho e no uso de tecnologia.
• A contratação: avanço nos processos de emprego.

A administração da mudança, em uma abordagem prática, segue estas etapas:

• Definição de objetivos que a mudança afetará.
• Comunicação clara sobre os objetivos, compartilhada de forma coletiva em toda a organização.
• Treinamento apropriado de todas as partes interessadas na empresa, se necessário.

• Suporte intencional e de longo prazo para a mudança na empresa.

Por que se fala tanto a respeito da gestão da mudança?

Há algum tempo, a gestão da mudança virou um assunto constante. Isso acontece principalmente devido às seguintes características:

Em primeiro lugar, a vida útil de uma empresa depende da gestão da mudança bem-sucedida. Além disso, a gestão adaptada do fator humano é um pré-requisito para uma gestão bem-sucedida da mudança.

O que muitas vezes leva a falhas é a percepção de que a gestão da mudança é um processo sofisticado.

Suponhamos que o fator humano, nesse caso, os funcionários e a visão que eles têm da empresa além de a mudança esperada sejam excluídos do processo; isso pode dar margem a opiniões equivocadas ou relutância.

Em 2016, o Instituto Francês de Opinião Pública (Institut français d’opinion publique, IFOP) realizou um estudo de pesquisa sobre as opiniões dos funcionários em relação à mudança: eis os insights:

A mudança fica a cargo da empresa

Noventa e três por cento dos entrevistados relataram que passaram por mudanças nos últimos três anos, pelo menos uma vez.

A mudança é vista como uma necessidade, mas pode gerar insegurança

Setenta e oito por cento dos correspondentes disseram que a mudança é essencial, 64% acham que ela é útil, no entanto mais de 50% alegaram que ela ocorre com uma frequência exagerada e pode se tornar desagradável.

A mudança nem sempre é benéfica para os funcionários

Setenta e quatro por cento disseram que as mudanças que eles vivenciaram não melhoraram nada no trabalho. Além disso, 68% disseram que ela não melhorou a eficiência do trabalho, enquanto 69% afirmaram que não sentiram impactos na coesão da empresa.

A mudança traz benefícios para a empresa

De cada dois funcionários entrevistados, um admitiu que a mudança gerou efeitos positivos na empresa.

Há pouco suporte e conhecimento sobre a mudança por parte dos funcionários

Sessenta e sete por cento dos correspondentes sentiram que seus gerentes não levam em conta o seu feedback; os demais não compartilharam suas ideias sobre esse assunto. Inclusive, 1 em cada 2 funcionários acha que a gestão não traria nenhuma mudança na empresa.

O problema parece óbvio: espera-se que a mudança, na teoria, melhore o funcionamento da empresa, mas pode acabar se tornando um fator de risco.

Desafios e obstáculos relacionados à gestão da mudança em 2021

As questões cruciais continuam a surgir

Antigamente, uma empresa operava com base num padrão definido cujos parâmetros foram adicionados ou descartados por meio de mudanças de cima para baixo. Já nos dias atuais as empresas são adaptáveis. Elas agem de maneira fluida e ágil com estes objetivos em mente:

• Adotar uma estrutura da gestão da mudança que vem com sua própria cultura corporativa.
• Ver a mudança como uma habilidade primordial e dar suporte aos esforços gerenciais que aceleram os processos da empresa e promovem o crescimento.

Há muitas coisas em jogo, mas devemos destacar a sua viabilidade comercial em um ambiente que está sempre mudando e sua eficácia humana em uma época em que a concorrência pelos melhores talentos e a falta de fiabilidade dos candidatos aumentam.

Entender os problemas para passar por eles sem dificuldades

Seja no negócio ou em qualquer outra situação, a mudança pode gerar hesitação que é comum acontecer com todo o sistema humano. E é por isso que o apoio do fator humano é fundamental para a gestão da mudança bem-sucedida.

Apresentamos a seguir alguns obstáculos que surgem com a gestão da mudança:

Resistência à mudança

No sentido literal, a mudança desencadeia uma reação de medo e ansiedade associados à incerteza do futuro. Isso porque o futuro será diferente do presente se as coisas tivessem de mudar. Consequentemente, a pessoa certamente sentirá que perderá algo, hábitos, um ambiente familiar etc.

É normal sentir resistência quando se trata de mudança. Isso, portanto, é um fator que deve ser levado em consideração em uma estratégia da gestão da mudança. Se ela não for bem administrada, pode gerar quatro reações principais: discussão, revolta, sabotagem e inércia.

O período de luto

Conforme mencionado anteriormente, o sentimento de perda pode ser comparado ao de um luto, um processo com o qual os gerentes e os funcionários precisam lidar. Esse processo também precisa de suporte constante. Há cinco fases distintas do período de luto no processo de aceitação da mudança, elas incluem:

• Choque ou negação.
• Raiva ou medo.
• Tristeza ou depressão.
• Aceitação ou busca pelo sentido.
• Novas perspectivas ou serenidade.

Ignorar essas reações humanas pode gerar muitos problemas à transformação empresarial desejada.

O problema de se gerenciar várias equipes

Em contextos regulamentados, os requisitos do sistema de qualidade desencadeiam vários pontos de referência para investigações, documentação de mudanças e muito mais.

A grande maioria desses processos é inerente a documentos reais, como instruções de trabalho, procedimentos operacionais padrão etc. e em parte tocam em mudanças nos produtos e processos.

Um programa de gestão da mudança contém a lógica de práticas recomendadas para gerenciar várias equipes. Por exemplo, o departamento de qualidade gerencia a qualidade em toda a sua empresa? Um programa confiável para gerenciar a mudança leva em consideração a lógica necessária para atribuir ao departamento certo os processos de mudança certos e em tempo hábil.

Falta de visibilidade nos processos de mudança da empresa

Da mesma forma que os alertas de e-mail e os painéis ajudam a harmonizar os processos, eles também podem ajudar a empresa a seguir no caminho certo e não perder sua posição de vista.

Uma mudança bem definida leva tempo para ser feita em toda a empresa, especialmente em ambientes globais. Por esse motivo, você precisará de um sistema centralizado para monitorar as atividades e informar em qual etapa a mudança está. Dessa forma, você pode acompanhar de forma rápida para garantir que as decisões tomadas sejam orientadas pela conformidade com o intuito de reduzir os riscos em sua empresa.

Desafios na comunicação

A comunicação é a etapa de extrema importância durante todo o processo de gestão da mudança. No entanto, ela é colocada de lado pela maioria das empresas. É muito mais comum do que se imagina os funcionários ficarem surpresos com novas mudanças na organização. Como não há comunicação bidirecional, eles podem ficar relutantes em compartilhar suas opiniões sobre a mudança. Consequentemente, isso gera resistência por parte deles, o que pode comprometer os procedimentos definidos.

Portanto, o planejamento da comunicação é uma forma ideal de enfrentar desafios com o plano de gestão da mudança antes de começar. A gerência, em especial, deve desenvolver uma estratégia de comunicação que aborde todas as partes interessadas envolvidas e garanta que todos tenham acesso fácil a ela.

Há várias maneiras de conseguir isso, incluindo:

1. Realizar reuniões frequentes com todos os envolvidos da empresa para apresentar futuras mudanças, planejar mudanças e obter feedback que não interrompa as operações da empresa.
2. Enviar e-mails sistemáticos para manter a equipe envolvida informada sobre as mudanças futuras e programadas.
3. Criar e divulgar um cronograma de mudanças verificado para que as partes interessadas possam acessar informações sobre as mudanças futuras.

As principais etapas da gestão da mudança

Há muito para se descobrir sobre a gestão da mudança: tanto do nível individual quanto no organizacional. Isso porque tantos pesquisadores, especialmente aqueles na área de Psicologia Social, estudam isso há anos.

No próximo segmento, abordaremos os dois modelos conhecidos que propõem sua abordagem sistemática aos princípios da gestão da mudança. Observe que eles podem ser executados em parte, na íntegra ou como uma fonte de motivação (no caso de procedimentos relacionados a humanos) já que não há uma estratégia universal que todos possam aplicar.

Modelo de 3 etapas da gestão da mudança de Lewin

Kurt Lewin criou um modelo de mudança que inclui três etapas principais: descongelamento, mudança e recongelamento. De acordo com Lewin, o processo de mudança envolve desencadear a percepção de que uma mudança é necessária, a mudança para o novo, o nível de comportamento necessário e, por fim, garantir que o novo comportamento se torne uma norma:

Descongelamento

O comportamento humano pode ser identificado em relação à mudança como um estado quase estacionário, que é um mindset, uma capacidade física e mental que pode ser alcançada. No entanto, ele consegue fazer com que o cérebro se desenvolva sem necessariamente chegar a esse estado.

Por exemplo, um vírus contagioso pode se espalhar rapidamente em uma área e medidas de contra-ataque entram em ação para evitar o agravamento da doença. No entanto, com pesquisas e estudos médicos, o vírus pode ser contido e desaparecer da população.

Mudança

Assim que você “descongelar” o status quo, poderá começar a executar sua mudança. No entanto, uma mudança organizacional é muito complexa. Sendo assim, a implementação de um processo de mudança bem projetado pode não gerar os resultados esperados. Por esse motivo, recomendamos criar várias opções de mudança. E então, em cada etapa da mudança, descubra o que funcionou ou não.

Recongelamento

O objetivo do recongelamento é manter a mudança que foi executada. A missão é garantir que as partes interessadas considerem as novas mudanças como o status quo, e não resistam àqueles que estão executando a mudança – atividades, processos, normas e estratégias são ajustadas de acordo com o novo estado.

Modelo de John Kotter

John Kotter é professor na Harvard Business School. Seu modelo de gestão da mudança tem oito estágios práticos, que incluem:

Com mais detalhes, o modelo de John Kotter, professor da Harvard Business School, tem 8 passos práticos a serem seguidos para gerenciar a mudança desejada: 

Crie o senso de urgência

O fato de acreditar que a mudança é fundamental para o sucesso de uma empresa traz benefícios. Se uma organização puder criar um ambiente em que todos saibam de um problema predominante e que para tal há uma solução eficaz, o apoio para a mudança será maior.

Iniciar uma conversa sobre os problemas atuais e mostrar a direção que a empresa poderia seguir pode ajudar a conseguir isso. Uma ótima maneira de iniciar é criar uma plataforma em que as pessoas possam levantar problemas e oferecer soluções possíveis.

O objetivo desta fase é se preparar. O objetivo desta fase é se preparar. De acordo com Kotter, aproximadamente 75% da gestão de uma empresa devem estar por trás da mudança para que ela seja frutífera. Isso confirma o conceito de Kotter de que é fundamental se preparar antes de iniciar o processo de mudança.

Nesta fase, a “necessidade” de mudança é criada em vez de uma mera “vontade” de mudança. Há uma grande diferença entre essas duas ideologias em relação à probabilidade de obter o apoio e o sucesso da mudança.

Forme uma colaboração sólida

As ferramentas de gestão da mudança não podem ser manipuladas com apenas uma mão, portanto é essencial criar parcerias para ajudar a direcionar os outros. A colaboração que você faz deve incluir várias habilidades, diferentes níveis de experiência e parcerias de vários departamentos da empresa para maximizar sua eficácia.

Essa inteligência colaborativa permite que você compartilhe mensagens em toda a empresa, atribua responsabilidades e garanta um suporte abrangente em toda a organização. Aqueles que trabalham juntos podem se complementar e incentivar uns aos outros a trabalhar mais, tornando o trabalho de todos acessível e aumentando as chances de uma gestão da mudança bem-sucedida.

Desenvolva uma visão para a mudança

Iniciar uma mudança não é fácil, pois pode ser desafiador entender a própria iniciativa, especialmente para os subordinados da empresa. Dessa forma, criar uma visão de fácil compreensão é uma boa maneira de incentivar o apoio de toda a empresa. E embora seja bom tornar a visão estável e simples, ela também deve inspirar as partes interessadas para que haja um impacto maior.

Comunique a visão

Depois de criar a visão, você deve comunicá-la em toda a empresa para receber apoio. Essa é a oportunidade perfeita para aproveitar as parcerias que você construiu porque elas podem ter mais contatos em vários departamentos. Para reforçar isso, você deve manter uma comunicação constante, pois as mensagens competitivas também estão sendo compartilhadas.

Livre-se dos obstáculos

As primeiras etapas iniciais são essenciais para desenvolver a força da iniciativa de mudança. No entanto, também é sensato determinar o que é provável para reduzir as chances de sucesso. Algumas barreiras são esperadas contra o caminho da mudança: pode ser física, jurídica ou obstáculos tradicionais. É importante identificar essas barreiras com antecedência e usar as ferramentas disponíveis para quebrá-las sem afetar outras operações da empresa.

Desenvolva conquistas em curto prazo

Demora algum tempo até que os processos de mudança comecem a produzir resultados positivos, o que pode afetar o apoio se outras partes interessadas perceberem que se trata de um esforço em vão. Por esse motivo, é fundamental mostrar os benefícios do novo processo gerando algumas conquistas a curto prazo.

Além disso, objetivos de curto prazo são úteis como ferramentas de motivação e orientação. Essas conquistas podem ajudar a validar esforços e investimentos e renovar a motivação de funcionários em prol do apoio da mudança.

Mantenha o ritmo da mudança

A complacência geralmente é o motivo pelo qual o processo de mudança falha, principalmente no final do processo. Assim, Kotter enfatiza a importância de manter e consolidar a mudança o mais longo possível depois que ela foi alcançada. Em seguida, continue a definir metas e determinar as coisas que poderiam ser tratadas melhor para uma melhoria contínua.

Mantenha as mudanças na cultura corporativa

Ajustar o processo organizacional e os hábitos de pessoas não é suficiente para garantir uma mudança de cultura em todo o âmbito. O que você precisa é que a mudança se torne inerente à sua empresa e produza um impacto de forma permanente. 

Manter a gerência a bordo, incentivar novos colaboradores a abraçar as mudanças e recompensar os funcionários que ancoram a mudança promoverá a mudança para o núcleo da empresa.

Independentemente de se seguir ou não esses modelos, eles estipulam três princípios fundamentais que são os ingredientes secretos para o sucesso da gestão da mudança, eles incluem:

• Uma comunicação enérgica e compartilhada sobre os objetivos almejados.
• A dedicação e o apoio dos funcionários.
• A incorporação da mudança na cultura da organização para garantir sua vida útil.
• Habilidades pessoais: uma ferramenta importante na gestão da mudança.

A importância das habilidades pessoais

Essas competências comportamentais podem ajudar você de forma significativa durante o período da mudança. Isso acontece porque elas desempenham habilidades de gerenciamento de estresse, criatividade, resiliência e adaptação dos envolvidos. Além disso, as habilidades pessoais fornecem aos funcionários a força necessária para superar a hesitação causada pela mudança e adotar essa mudança mais depressa.

As habilidades pessoais são um “estado de espírito” aplicado às habilidades de gestão da mudança e também são chamadas de “gestão da mudança”. A liderança transformacional desempenha um papel fundamental de um/uma “coach de gerente” para funcionários e sua equipe.

Eles devem acreditar nos benefícios da mudança e na sua relevância para o seu desenvolvimento individual e, em seguida, adotar e melhorar as habilidades pessoais para iniciar e executar essa transformação.

E o coaching corporativo?

Muitas empresas agora veem o coaching profissional corporativo como parte e parcela do processo de transformação organizacional.

Com base na cultura e nos objetivos da empresa, o coaching corporativo de transformação desempenha um papel fundamental na evolução da empresa e de seus funcionários, libera bloqueios, define planos de ação e acelera o processo de transformação, avaliando o capital humano e o indivíduo.

Disseminado entre as partes interessadas e o coaching em grupo com base nas necessidades, de acordo com o fator humano, os objetivos estratégicos precisos e os métodos de facilitação comprovados, o coaching profissional, portanto, intensifica logicamente o índice de sucesso dos processos de gestão da mudança.