Välbefinnande På Arbetsplatsen: Allt Du Behöver Veta

Fler och fler organisationer börjar inse att motivation handlar om mer än att bara erbjuda bra löner och förmåner. När termer som utbrändhet, boreout, presenteeism och psykologisk säkerhet blir allt vanligare i våra diskussioner på arbetsplatsen kan vi se ett paradigmskifte, där välbefinnandet på arbetsplatsen har blivit en viktig del av organisationens strategi för att hantera sina medarbetare.

Händelserna 2020 har skyndat på den här förändringen. Distansarbete har ställt oss inför nya utmaningar, från att hålla engagemanget uppe till att bekämpa ensamhet och respektera balansen mellan arbete och fritid. Och vi har sett hur dessa faktorer kan påverka motivationen, och därmed produktiviteten, avsevärt.

Trots att den här guiden skapades under dessa osäkra tider kommer dess användning att gå utöver dem och ge insikter om ett viktigt koncept för att minska arbetsstress och förbättra medarbetarens upplevelse: välbefinnande på arbetsplatsen.

Varför är välbefinnande på arbetsplatsen viktigt?

Vi tillbringar en stor del av vår tid med att arbeta. I USA tillbringar vuxna i genomsnitt 90 000 timmar på jobbet under sin livstid. Eftersom vi spenderar en betydande del av våra liv på arbetsplatsen kan arbetsrelaterad stress ha en stor inverkan på vårt allmänna välbefinnande och, i sin tur, vår prestation.

 En studie kring stress i USA visade att 70 procent av anställda vuxna anser att deras arbete en betydande källa till stress för dem. Det var en ökning från 64 procent 2019. När de fick betygsätta sin stressnivå var det rapporterade medelvärdet 5,4 av 10, jämfört med 4,9 under 2019. I USA och Storbritannien visade fler studier 800 000 fall av arbetsrelaterad stress, depression och ångest, med en förlust på 17,9 miljoner arbetsdagar som resultat.

Det gott om bevis på fördelarna med att främja välbefinnande för de anställda. Här är några av dem:

• Välbefinnande på arbetsplatsen minskar sjukfrånvaro. Anställda som rapporterar välbefinnande och låga stressnivåer har lägre frånvaro. Det kan minska företagets kostnader med en avkastning på 2,73.
• Välbefinnande ökar engagemanget. En studie från Limeade och Quantum Workplace visade att anställda med bättre välbefinnande var mer benägna att njuta av sitt arbete, känna sig engagerade och rekommendera företaget till andra.
• Glädje på arbetsplatsen förbättrar produktiviteten. En studie från Oxford University upptäckte att nöjda medarbetare är 13 procent mer produktiva. 
• Välbefinnande förbättrar organisationens prestation. Enligt en undersökning från Deloitte var 94 procent av personalavdelningscheferna överens om att välbefinnande i viss utsträckning främjar organisationens prestation.

Den här övergången till välbefinnande på arbetsplatsen kommer att bli allt viktigare för företag i framtiden.

Välbefinnande på arbetsplatsen: En prioritet för generation Y

År 2020 bestod den globala arbetsstyrkan till 50 procent av personer i generation Y. Med den här nya generationen som nu dominerar arbetsplatsen blir det allt viktigare att främja välbefinnande. Enligt en undersökning från Welltok såg tidigare generationer bara på välbefinnande som en fråga om att vara hemma och sjuk eller inte. Generation Y lägger fäster större betydelse vid ekonomiskt, socialt och känslomässigt välbefinnande. Samma studie visade att 75 procent av generation Y förväntar sig den här typen av omfattande support, jämfört med 64 procent av generation X och 45 procent av babyboomers.

En undersökning från PWC visade också att generation Y är mer öppen för att prova flera olika karriärer och visar därför inte samma långsiktiga engagemang för organisationen som tidigare generationer. Det innebär att det är viktigt att möta deras behov om man vill locka till sig den bästa personalen.

Att erbjuda en flexibel arbetsplats, möjlighet till utveckling, positiva företagsvärderingar och ett bra hälsoprogram på arbetsplatsen är därför viktigt för att skapa en positiv upplevelse för generation Y.

Det är uppenbart att medarbetare måste vara vid god fysisk hälsa för att nå sin högsta potential. Men idag måste vi se bortom fysisk hälsa och ta hänsyn till våra medarbetares fysiska och mentala hälsa. Det börjar med att förstå vad välbefinnande på arbetsplatsen är och hur man upptäcker varningstecknen.

Vad är välbefinnande på arbetsplatsen?

Välmående på arbetsplatsen är strategier för hälsofrämjande arbetsplatser eller organisationspolicyer som är utformade för att främja ett hälsosamt beteende på arbetsplatsen och förbättra medarbetarnas välbefinnande. Center for Disease Control (CDC) definierar det som ”en samordnad och omfattande uppsättning hälso- och skyddsstrategier som implementeras på arbetsplatsen och omfattar program, policyer, förmåner, miljöstöd och kopplingar till den omgivande gemenskapen som är utformade för att förbättra alla medarbetares välbefinnande och säkerhet”.

Upptäcka obehag på arbetet

Stress kan visa sig på många olika sätt. Du kan se hur medarbetarnas beteende, vanor och rutiner ändras. Om de till exempel börjar röka eller röker oftare, tar mer ledigt, får förändrad aptit eller gör misstag som de inte brukar göra. Du kanske märker att en medarbetare blir mer återhållsam eller känslig och kort i sina svar.

En extremt negativ effekt av stress är utbrändhet. Utbrändhet, ett begrepp som psykologen Herbert Freudenberger myntade på 1970-talet, är ett allvarligt stresstillstånd som leder till fysisk, mental och känslomässig utmattning. Det finns flera tecken som kan tyda på utbrändhet hos medarbetarna.

• Utmattning. Känner sig fysiskt och känslomässigt utarmade.
• Isolering. Personer som upplever utbrändhet kan känna sig överväldigade och slutar umgås med vänner, medarbetare och familj.
• Fantasier om att fly. Vänder sig till saker som alkohol och droger för att fly.
• Lättretlighet. Normala stressfaktorer blir överdrivna.
• Regelbunden sjukdom och frånvaro. Långvarig stress sänker immunförsvaret, vilket gör dig mer mottaglig för sjukdomar och andra problem med din mentala hälsa, som depression och ångest.

En annan vanlig indikator är frånvaro, det vill säga då en medarbetare ofta missar arbete utan en giltig anledning. Flera olika faktorer kan påverka den här typen av beteende, till exempel om en medarbetare känner sig osäker på sina prestationer eller om de mobbas på kontoret. 

En boreout är istället när den medarbetare fysiskt är på plats för att arbeta, men ständigt är uttråkad och mentalt utcheckad på grund av en brist på meningsfullt arbete. Detta kan förvärras om chefer ignorerar sina medarbetare och inte ger dem lämplig professionell coaching.

Vad är receptet för välbefinnande på arbetsplatsen?

Eftersom arbetsstress är en sådan utbredd och destruktiv kraft på arbetsplatsen är det tydligt att organisationer måste vidta åtgärder för att hantera den.

Så nu när vi vet vad välbefinnande på arbetsplatsen innebär, hur kan vi förbättra det?

För att besvara den frågan måste vi titta närmare på vilka faktorer som leder till en positiv upplevelse för medarbetarna på arbetsplatsen.

Medarbetarupplevelse

Begreppet har lånats från marknadsföringens ”användarupplevelse” och är ett sätt att titta på en medarbetares resa genom organisationen, från det ögonblick då de ansöker till det ögonblick då de lämnar företaget.

Med en sådan mer omfattande översikt kan personalavdelningschefer analysera de olika interaktionerna som en medarbetare kan ha under hela sin tid inom organisationen och utforma en bättre övergripande upplevelse på företaget. En god upplevelse för de anställda kan leda till att de stannar längre och känner större tillfredsställelse samt locka fler begåvade individer. Faktum är att 80 procent av chefer anser att medarbetarnas upplevelse är mycket viktig för deras organisation.

Forskning från Deloitte framförde fem faktorer som bidrar till en positiv medarbetarupplevelse. Dessa är:

1. Meningsfullt arbete
2. En ledning som ger support
3. Positiv arbetsmiljö
4. Utvecklingsmöjligheter
5. Förtroende för ledarskapet

Låt oss ta en närmare titt på hur de här fem faktorerna kan främja ett ökat välbefinnande på arbetsplatsen.

Meningsfullt arbete och utvecklingsmöjligheter ökar tillfredsställelsen

Alla vill känna att det arbete de utför har mening och syfte. Som vi diskuterade tidigare leder brist på meningsfullt arbete ofta till negativa resultat, som utbrändhet och frånvaro.

Men studier har visat att medarbetare som känner att deras arbete är meningsfullt är mer benägna att arbeta för mindre, fler timmar och upplever högre arbetstillfredsställelse. Tillsammans med meningsfullt arbete upptäckte en annan studie från SHRM att både anställda från generation Y (88 procent) och X (89 procent) nämnde karriärutveckling och professionella utvecklingsmöjligheter som viktiga bidragande faktorer till deras arbetstillfredsställelse.

Detta är dock inte enbart medarbetarnas ansvar. En nyligen genomförd studie från SHRM visade att 84 procent av amerikanska anställda anger att en dåligt utbildad ledning orsakar onödig stress. Studien upptäckte att:

• 57 procent av medarbetarna anser att chefer kan dra nytta av att få utbildning kring hur de kan bli bättre personalchefer
• 50 procent känner att deras prestation skulle förbättras om deras chef fick mer utbildning i personalhantering

Det är viktigt att ha chefer som ger support och kan motivera teamet genom att erbjuda meningsfullt arbete och utvecklingsmöjligheter för att förbättra välbefinnandet på arbetsplatsen. Metoder som coaching kan hjälpa till att utbilda ledningen i att använda tydlig och öppen kommunikation, lyssna på medarbetarnas behov och erbjuda bättre utvecklingsmöjligheter genom att själva lära sig hur man blir en bra coach.

Lycka på arbetsplatsen: Skapa en positiv arbetsmiljö

När Google genomförde undersökningar om vilka faktorer som skapade det perfekta teamet var det inte teamen med de mest intelligenta medlemmarna eller den mest överordnade personalen som presterade bäst. Det var de team som kände sig psykologiskt trygga.

Enligt professor Amy Edmondson från Harvard Business School är psykologisk trygghet en övertygelse om att man inte kommer att straffas eller förödmjukas när man kommer med idéer, frågor, funderingar eller misstag.

Som vi diskuterade tidigare kan negativa arbetsmiljöer, där en medarbetare känner sig osäker eller, ännu värre, blir mobbad, orsaka höga stressnivåer och leda till negativa beteenden.

Å andra sidan visar studier att organisationer som har höga nivåer av psykologisk trygghet är mer produktiva och uppnår högre resultat. Forskning visar också att positiva arbetskulturer förbättrar både medarbetarnas välbefinnande och produktiviteten. Faktum är att något så enkelt som att ha en bästa vän på jobbet eller att ta emot positiv återkoppling och erkännande avsevärt kan förbättra glädjen på arbetsplatsen.

Men det kan ta tid och ansträngning att skapa en positiv företagskultur. Ta en titt på vår guide med tips om hur du kan använda gruppcoaching för att bygga upp den typ av kultur du vill se i din organisation.

Så här tar du fram ditt eget hälsoprogram på arbetsplatsen

Nu när vi har tittat på faktorer som påverkar stressen på arbetsplatsen är det dags att börja vidta åtgärder för att öka glädjen. Det svåraste steget för många personalavdelningschefer är att lista ut var man ska börja. Problemet är att alla organisationer är olika. Det går inte att kopiera och klistra in strategier. Det tar tid och kräver undersökningar och experimenterande.

Här är några steg som du kan ta för att börja utveckla ett hälsoprogram på arbetsplatsen som uppfyller organisationens särskilda behov:

• Genomför en organisationsbedömning. Det första steget är att utvärdera vilka hälsorutiner som finns på plats för dina medarbetare och arbetsplatsen. Gå igenom arbetsplatsens regler för rökning, näring, möjlighet till fysisk aktivitet och er inställning till stresshantering.

• Tilldela ansvar för hälsa. För att skapa ett hälsoprogram för organisationen behövs tid och en person eller grupp som kan planera, informera om och implementera programmet. Vi kommer att utforska den här idén senare, med coaching och idén om en Chief Happiness Officer.

• Engagera alla. Att involvera alla medarbetare i beslutsprocessen gör dem mer villiga att delta och ser till att programmet uppfyller alla behov.

• Utveckla mål. Det bör vara riktlinjer som förklarar vad du vill uppnå med programmet. Överväg att använda SMARTA mål för att ta fram dessa:

• • Specific (enkla, förnuftiga, viktiga)
  • Measurable (kvantifierbara mätvärden)
  • Achievable (överenskomna, uppnåbara)
  • Relevant (rimliga, realistiska och med kapacitet, resultatbaserade)
  • Time bound (tidsbaserade, tidsbegränsade, tids-/kostnadsbegränsade)

• Utveckla och implementera programmet. Se till att programmet tillgodoser dina medarbetares behov och intressen, och består av en mängd olika program för medvetenhet, livsstilsförändringar och utbildning. Detta kan göras med hjälp av en mängd olika inlärningsupplevelser som seminarier, videor och individuell coaching eller gruppcoaching, som kan uppmuntra till beteendeförändringar, och utbildning om psykisk hälsa och stresshantering. 

• Mät resultaten. Utvärdera programmets framgång genom att se om dina mål har uppfyllts. Förutom resultaten bör du även utvärdera programmets struktur och process, till exempel deltagandenivåer. Vi går in mer på det i nästa avsnitt.

Som vi diskuterade tidigare är meningen med ett modernt hälsoprogram på arbetsplatsen inte bara att fokusera på fysiskt välbefinnande, utan på stresshantering och att möta det ökande behovet av hänsyn till medarbetarnas helhetsupplevelse. För att ditt program ska bli effektivt är det därför viktigt att lägga samma vikt vid både psykisk och fysisk hälsa.

Som vi tidigare nämnt är coachingmodellen mycket viktig när det kommer till att implementera ett hälsoprogram på arbetsplatsen. Coaching av ledningen inom hela organisationen är det bästa sättet att förebygga stress, utbrändhet och andra negativa konsekvenser av dålig hälsohantering. Coaching av ledningen hjälper till med alla dessa steg, eftersom det externa perspektivet kan hjälpa en organisation att bedöma sina behov, utveckla mål och uppmuntra alla att engagera sig i programmet.

Hur du mäter välbefinnande på arbetsplatsen

Hur tar du reda på om det fungerar att skapa och implementera ett hälsoprogram på arbetsplatsen? 

Kom ihåg att ingen strategi kan vara verkligt effektiv utan en metod för att mäta dess framgång. Börja med att välja ut mål som du vill uppnå. Du kanske vill minska sjukfrånvaron med en viss procent och öka medarbetarnas tillfredsställelse. Genom att mäta hur de här parametrarna utvecklas under programmets gång kan du följa organisationens framsteg och framgång.

Här är några viktiga nyckeltal som du bör vara uppmärksam på när du utvecklar ett hälsoprogram för arbetsplatsen:

• Frånvaromönster
• Hur länge personal stannar kvar
• Produktivitet och prestation

Vilka verktyg kan du använda för att mäta välbefinnande på arbetsplatsen?

En annan metod är att skicka regelbundna (anonyma) pulsundersökningar för att få en bättre förståelse för hur stämningen ser ut inom organisationen. Anonymitet är viktigt för att dina medarbetare ska känna sig bekväma med att dela med sig av sina känslor. Kom också ihåg att pulsundersökningarna måste vara snabba och enkla att fylla i eftersom de skickas ut varje vecka, varannan vecka eller varje månad. Här är några saker du kan mäta med pulsundersökningar:

• Stressnivåer
• Medarbetarnas tillfredsställelse
• Medarbetarnas aktivitetsnivåer
• Psykologisk trygghet

Trots att dessa svar är anonyma kan de vara mycket användbara för att identifiera allvarliga problem och åtgärda dem innan de blir ett stort problem. Om du till exempel lägger märke till höga stressnivåer i ditt team kan du anlita en professionell coach som kan ge utbildning om stresshantering och att utveckla positiva arbetsvanor.

Utöver att regelbundet övervaka dina medarbetare finns det även en mängd digitala verktyg som du kan använda för att spåra dessa indikatorer och uppmuntra till personalengagemang. 

Ett exempel på detta är CoreHealth Wellness Platform. Det är en digital plattform där du kan planera och schemalägga tusentals hälsoaktiviteter för dina medarbetare, och som dessutom tillhandahåller rapporterings- och analysverktyg som gör att du kan följa upp prestationer, arbetstillfredsställelse och engagemang.

Chief Happiness Officer: uppkomsten av en ny expertis

Precis som med alla nya företagsinitiativ behöver du engagemang på ledningsnivå för att hälsoprogrammet ska rota sig i företagets DNA. 

Under decennier har personalavdelningen setts som något som är bra att ha, men vi ser nu en stor förändring i och med att oro för att kunna locka begåvad personal samt personalengagemang och personalomsättning har blivit viktiga frågor i organisationer. Detta har banat väg för utvecklingen av en ny position på C-nivå, vilket till slut har gett personalavdelningen en viktig roll för beslutsfattandet. 

Chief Happiness Officer, eller CHO, är nu en vanlig roll på stora företag som Google, Amazon och SAP. Det är i stort sett en personalavdelningschef, men fokus för den nya titeln är att maximera och stimulera all personals glädje och arbetstillfredsställelse inom en organisation. Med individuell coaching kan du träna den här personen, som sedan kan fortsätta att uppmuntra till professionell och personlig utveckling, ge medarbetarna en röst och se till att företagets värderingar delas och upprätthålls.

Det låter kanske inte revolutionerande, men skillnaden är att en CHO som medlem i ledningen har säkrat en mycket viktig plats vid bordet för personalavdelningen och deras initiativ. Om ni redan har en CHO är det den perfekta kandidaten för att informera om hälsoprogrammet på arbetsplatsen och få alla att komma igång med det. Om inte är det dags att överväga en förändring.

Välbefinnande på arbetsplatsen i ett nötskal

I och med att pandemin fortsätter är risken för ökad arbetsstress hög. Nu mer än någonsin är det dags att börja implementera strategier för välbefinnande på arbetsplatsen. Det här behovet kommer inte bara från externa faktorer. Det finns också en ökande efterfrågan på en helhetssyn på välbefinnande från yngre generationer av anställda, såväl som från personalexperter.

Och det är inte bara för att det finns en efterfrågan från medarbetarna. Att investera i ökad glädje på arbetsplatsen ger betydande avkastning på investeringen, medan ledsna och stressade medarbetare kommer att påverka din verksamhet negativt.

För att göra dessa program så effektiva som möjligt krävs det att man utvärderar människors behov, sätter upp nåbara mål och ökar engagemanget. Med personalavdelningens ökande auktoritet (som vid skapandet av roller som Chief Happiness Officer) är det tydligt att avdelningen kommer att spela en viktig roll för att uppmuntra till en hälsosam livsstil inom teamen och därmed förbättra arbetstillfredsställelsen, personalengagemanget och medarbetarnas upplevelse.

Slutligen har både gruppcoaching och individuell coaching en viktig roll att spela i implementeringen av hälsostrategier på arbetsplatsen och för att få organisationer att fungera på högsta nivå. Specifik utbildning hjälper till att engagera medarbetarna, visar på ett intresse för dem och kan utveckla viktiga roller, som Chief Happiness Officer, som kan fokusera på att förebygga stress och främja en hälsosam arbetsplats både fysiskt och mentalt.