Management à distance : comment conserver le lien avec ses collaborateurs ?

Avec l’internationalisation et la digitalisation, le management à distance apparaît comme une source non négligeable de productivité adaptée aux nouveaux besoins des entreprises.

Sans compter sur la crise sanitaire qui vient accélérer le passage au télétravail.

Ainsi, une étude de l’institut Sapiens révèle que la productivité a augmenté de 22 % pendant les deux confinements.

Cet essor de la productivité grâce au management à distance remet alors en question tout le modèle de management d’équipe jusqu’à présent appliqué.

Mais alors, comment conserver le lien avec ses collaborateurs à distance ?

Management à distance, les enjeux

Oublier le présentéisme comme critère de performance

En France, la culture du présentéisme est très présente. Un salarié qui part en avance ou à l’heure est ainsi considéré souvent comme un improductif. Ainsi, le premier critère de performance est le temps passé sur le lieu de travail. À distance, ce mode de fonctionnement n’est plus possible. D’ailleurs, faire sentir aux employés qu’on surveille leurs moindres faits et gestes est une pratique de management des équipes contre-productive. En effet, les salariés se sentent oppressés et infantilisés, ce qui nuit à leur motivation et par conséquent à leur productivité.

Réussir à communiquer et à se faire comprendre à distance

La communication, en raison de la distance, peut être entachée en télétravail. Les détracteurs du management à distance voient ainsi, dans ce type d’organisation, une perte de lien. Ainsi, en réduisant les échanges à l’essentiel, la transformation digitale des entreprises et l’utilisation d’outils numériques ne faciliteraient pas le partage, ni l’émulation des connaissances. Alors que la confiance semble être le socle indispensable d’une bonne relation à distance, il s’avère très compliqué de la faire naître sans proximité géographique.

Le télétravail pose également la question de l’asymétrie d’informations. En effet, à distance, le manager manque de visibilité quant à l’organisation du travail du salarié, ce qui rend difficile le suivi et le contrôle. Voulant compenser cette perte d’information, la communication abusive peut conduire à une perte de temps. En effet, à distance, un rythme de reporting trop soutenu peut être contre-productif.

La vidéo, quelle que soit sa forme, s’impose aujourd’hui comme un moyen de communication indispensable. Elle permet de faire passer des informations importantes au sein d’une entreprise mais également d’en apprendre davantage sur ses collaborateurs à distance. Des solutions vidéos tout-en-un permettent d’ailleurs de réaliser ce type de vidéos professionnelles en quelques minutes grâce à des scénarios prêts à l’emploi.

Identifier les signes précurseurs de démotivation au travail

Le travail à distance peut affaiblir la motivation au travail. Ainsi, même à distance, et encore plus à distance, le manager doit accompagner les employés dans leurs tâches quotidiennes, motiver ses collaborateurs et repérer les points de tension.

Maintenir la cohésion d’équipe

Maintenir une bonne relation avec ses collaborateurs s’avère très compliqué en télétravail. Une enquête Malakoff Humanis constate ainsi une dégradation du lien social pour 39 % des télétravailleurs, et ce, malgré les contacts fréquents avec leurs collègues (61 %) et leur manager opérationnel (43 %). Dans ces conditions, le bon manager se révèle être un facilitateur d’interactions sociales et d’intelligence collective.

Management à distance, les bonnes pratiques managériales

Outils numériques collaboratifs

Les outils de télécommunication s’avèrent indispensables pour maintenir le lien entre l’ensemble des collaborateurs, même à distance. Et pour cause, une visioconférence peut faire émerger des idées au même titre qu’une réunion réelle. Mais attention à bien utiliser ces outils ! L’objectif n’est pas de spammer la messagerie de vos collaborateurs créant ainsi des interruptions continues dans leur travail. L’utilisation des différents outils numériques doit être fluide, tant pour le manager que le collaborateur.

Pour ce faire, il est important de conserver des horaires de travail classiques concernant l’utilisation de la messagerie. Cela permet de garder un bon équilibre vie pro vie perso. De même, chaque prise de contact doit être justifiée afin d’éviter de faire perdre du temps à tout le monde. On évite ainsi les messages toutes les cinq minutes pour savoir où en sont vos collaborateurs.

Cela vaut aussi pour les réunions. Avec le management à distance, nul besoin d’organiser des points tous les jours dans l’idée de maintenir le contact. Un point en début de semaine pour fixer des objectifs clairs pour chaque collaborateur, en milieu de semaine pour prendre des nouvelles et s’assurer du bon avancement de chaque membre et enfin en fin de semaine pour faire le point sur l’avancée du projet et les difficultés rencontrées suffisent souvent. Il est important que le collaborateur ne consacre pas 50 % de son temps à informer sa hiérarchie de ses activités ou à planifier sa contribution.

Communication et écoute active

Comme évoqué précédemment, même si le télétravail a du bon, il peut impacter la motivation des collaborateurs lorsqu’il est prolongé. Afin d’éviter ce problème, il est important de repérer les signes précurseurs et de maintenir le lien entre les collaborateurs. Cela se traduit tout d’abord par une écoute active et attentive des besoins, des doutes et des difficultés rencontrés par les équipes. Mais qui dit écoute dit aussi communication. Maîtriser la communication verbale et non verbale, mais surtout la communication non violente, s’avère alors indispensable pour animer et motiver ses équipes.

La reconnaissance et la valorisation du travail fourni sont également de véritables leviers de motivation au travail. Cela passe alors par un petit mot d’encouragement ou encore un message de remerciements pour le travail fourni. Pensez donc à féliciter vos collaborateurs !

Cohésion d’équipe intensifiée

Afin de pallier l’éloignement géographique, il apparaît primordial d’entretenir des contacts réguliers, d’un point de vue pratique, mais aussi symbolique. Instaurer des rituels de dialogues à distance entre les collaborateurs permet ainsi de recréer un contexte favorable à un travail d’équipe. La mise en place d’animations team-building> est également un indispensable pour créer une synergie de groupe. Et ce, même à distance. Apéros digitaux, conférences en ligne, quiz interactifs, escape game, murder party… Voici autant de jeux pour renforcer la confiance entre les collaborateurs, l’esprit d’équipe et la performance collective.

Autonomie et confiance

La gestion d’équipe à distance requiert un subtil équilibre entre autonomie et contrôle. En télétravail, fini le micromanagement, considéré comme un style de management toxique ! Il est grand temps d’opter pour l’innovation managériale, et plus particulièrement pour un mode de management par la confiance. Fondé sur des principes d’autonomie et de confiance, ce mode d’organisation accroît l’efficacité. Pour le salarié, c’est un signal très fort de liberté, qui, à condition d’établir un cahier des charges précis, lui permet de se sentir valorisé. Cette responsabilisation nouvelle s’avère alors un véritable levier de motivation au travail.

Management à distance et coaching professionnel

Le rôle du manager de proximité dans la gestion des équipes à distance est crucial. Et pour cause, l’éloignement physique entraîne souvent un sentiment d’isolement. Les relations entre collaborateurs s’effritent et la cohésion d’équipe peut rapidement devenir un vague souvenir. Le manager doit donc revêtir le rôle de médiateur, de facilitateur d’interactions sociales et d’intelligence collective grâce à son leadership féminin ou masculin. Pour ce faire, il responsabilise tout d’abord son équipe de travail. En effet, un trop-plein de bureaucratie et de contrôle réduit la latitude dont chacun dispose pour s’adapter à une situation particulière. Par ailleurs, le manager doit soutenir ses collaborateurs, tant sur le plan moral et émotionnel que sur le plan instrumental. Enfin, il doit renforcer la cohésion d’équipe avec des échanges réguliers via des outils collaboratifs et des sessions de team-building.

Cependant, le management à distance, tout comme le management agile, n’est pas inné. Le manager doit donc être accompagné afin de développer des soft skills (savoir-être) essentielles à un bon management. Pour ce faire, le coaching managérial s’avère idéal. Les séances de coaching CoachHub, entièrement digitalisées, permettent d’acquérir les compétences managériales nécessaires… à distance !