Manager à distance : 6 astuces pour rester collaboratif

La crise sanitaire apparue en mars 2020 a accéléré le passage au télétravail.

En effet, le télétravail a permis à 40 % des sociétés de rester ouvertes et de poursuivre leur activité durant le confinement.

En septembre 2020, 26 % de ces sociétés envisageaient de recourir au télétravail plus souvent, de façon transitoire ou définitive. Cette situation exceptionnelle nous pousse alors à nous demander : comment manager une équipe à distance pour rester collaboratif ? Tour d’horizon des enjeux d’un style de management à distance et des secrets pour bien manager à distance !

Manager à distance, définition

Selon la modélisation de Harvard Business Review, on distingue trois types de distances. La distance :

• physique (géographique, fuseaux horaires, etc.)
• opérationnelle (taille de l’équipe de projet, réseaux, moyens de communication, priorités, etc.) ;
• d’affinité (équipe multiculturelle, par exemple)

Toutefois, on parle très souvent de management des équipes à distance lorsque le manager doit gérer des collaborateurs qui ne se trouvent pas sur le même lieu de travail. Autrement dit, lorsque les membres d’une même équipe sont éloignés physiquement de leur manager et de leurs collègues. En bref, manager à distance est surtout en lien avec le télétravail.

En parlant de télétravail, saviez-vous que la notion est apparue dans les années 1950 aux États-Unis. Elle est alors intrinsèquement liée à la transformation digitale des entreprises. Et pour cause, le télétravail est rendu possible grâce aux nouveaux outils numériques qui émergent (messagerie instantanée, CRM, visioconférence…). En France, la notion apparaît pour la première fois en 1978 dans un rapport portant sur l’informatisation de la société.

L’arrivée plus tardive de la notion de télétravail s’accompagne d’une plus grande frilosité à la pratique. En effet, les dirigeants et managers des entreprises françaises ont longtemps été bercés par des croyances limitantes concernant l’opérateur humain. Rappelons que Michel Crozier, sociologue français, considère que les travailleurs ne peuvent résister à la tentation de “battre le système”. Ainsi, si les conceptions de l’employé se nuancent progressivement, elles restent peu flatteuses, l’employé étant toujours considéré comme un “flâneur” prêt à tout pour travailler moins. Dans ce contexte, le télétravail et le management des personnes à distance, là où le contrôle devient presque impossible, sont des sources d’inquiétudes pour les managers d’équipe.

Manager une équipe à distance, les enjeux

Perception limitée

À distance, les erreurs d’interprétation et de jugement sont plus fréquentes. De même, la culture du présentéisme est remise en question. En effet, ce mode de management d’équipe se heurte aux obstacles posés par le travail à distance.

Or, beaucoup d’entreprises françaises valorisent encore la présence physique comme critère de performance. Dans cette culture d’entreprise, le temps passé au travail est donc le seul moyen de prouver sa valeur. Et cela joue sur l’ambiance de travail. En effet, cela crée une surcharge de travail et un épuisement mental. De plus, cette pratique est totalement contre-productive, puisqu’elle oblige certains travailleurs à avancer plus doucement sur leurs tâches pour ne pas s’ennuyer par la suite. Ainsi, le présentéisme serait nocif pour les entreprises et coûterait entre 13 à 25 milliards d’euros par an, soit bien plus cher que le taux d’absentéisme.

Autrement dit, si le manque de contrôle et de perception lié au télétravail peut faire peur, il s’agit en réalité d’une véritable opportunité. Nous verrons par la suite comme manager à distance sans contrôle, en privilégiant au contraire l’autonomie et la confiance.

Communication appauvrie

À distance, les données se transfèrent plus facilement que les émotions. Pour ne pas créer d’échanges difficiles et asynchrones, le levier réside dans la culture d’une communication efficace en remettant la collaboration au centre. D’après une étude Ipsos de 2018, reprise dans l’E- Book CoachHub “l’intelligence collective : levier de transformation de l’entreprise”, le collaboratif a un impact positif sur le partage des connaissances (69 %), la résolution des problèmes (62%) ou encore la créativité (59 %). Pourtant, seulement 28 % des télétravailleurs interrogés déclarent travailler en mode collaboratif au quotidien.

Esprit d’équipe mis à mal

La multiplicité des référentiels et l’isolement physique expliquent la mise à mal d’une cohésion d’équipe performante. Or, la notion d’esprit d’équipe est cruciale, une équipe étant un groupe de personnes interdépendantes ayant des objectifs fixés communs. Maintenir de bonnes compétences relationnelles s’avère donc essentiel en télétravail pour lutter contre la démotivation.

Les secrets pour maintenir un esprit collaboratif à distance

Outils collaboratifs

Les outils de télécommunication sont idéaux pour manager à distance et rester collaboratif. Parmi ces outils, on retrouve les logiciels de :

• gestion de projet, type Asana ou Trello
• partage de données et de documents, type Drive ou Dropbox
• messagerie instantanée, type Slack
• communication interne, type réseaux sociaux d’entreprise ou newsletter
• visioconférence, type Zoom

L’utilisation de ces différents outils numériques doit alors être fluide, tant pour le manager de proximité que pour chaque collaborateur. Et si la technologie lâche ? Soyez créatif : basculez sur la 4G ou accordez-vous une pause !

Autonomie et confiance

Savoir manager à distance revient à laisser le contrôle abusif de côté pour tendre vers un management par la confiance. Pour opérer cette transition en douceur, plusieurs bonnes pratiques managériales sont observées :

• Favoriser les appels vidéo pour créer une vraie relation et susciter l’empathie. Si le réseau est saturé, coupez la vidéo et utilisez une photo pour conserver un contact visuel.
• Clarifier les attentes envers son travail et celui des autres.
• Fixer des objectifs clairs (périmètre d’action, ressources, points d’étapes, limites et contraintes, etc.).
• S’accorder sur les rôles, les tâches et les processus de chacun, y compris le rôle du manager
• S’aligner sur des règles de bonne conduite. Tenir compte du rythme de chacun évite de créer des attentes irréalistes.>

Attention au burn-out de collaboration ! Être collaboratif, ce n’est pas dire “oui” à tout, tout le temps. Il est important de définir des limites en répondant à des questions simples comme “Que peux-tu faire ?” ou “Comment puis-je t’accompagner ?”. Encore une fois, la clarté est le maître-mot.

Communication et écoute

Voici quelques bonnes pratiques pour enrichir la communication à distance :

• Miser sur une communication de qualité. Les discussions toxiques n’ont pas leur place dans un modèle de collaboration à distance. Autrement dit, chaque prise de contact doit être justifiée pour éviter de faire perdre du temps à un collaborateur. Attention également à la brièveté qui est parfois l’ennemie de la clarté ! Assurez-vous que votre interlocuteur ait bien compris votre message et effectuez un compte rendu de vos échanges, en synthétisant pour ne pas tomber dans le harcèlement digital.
• Établir des stratégies de management au quotidien et des normes d’usage. Par exemple, n’encouragez pas le multitasking et évitez de couper votre micro, si vous êtes dans un environnement calme, pour plus de spontanéité.
• Encadrer la structure et les process, en organisant des réunions déléguées ou en faisant appel à un facilitateur externe.

Cohésion d’équipe renforcée

Être un bon manager à distance impose de renforcer la cohésion entre chaque membre d’une équipe. Pour ce faire, là encore quelques bonnes pratiques :

• Créer une alliance en répondant à “Comment être ensemble ?”, “Quelle culture de collaboration créer ?” et “Comment veut-on être ensemble quand les choses deviennent difficiles ?” avant même de manager des équipes à distance.
• Organiser des rituels de team-building (séminaires, conférences, apéros digitaux, quiz interactifs, ateliers cuisines, séances de sport…).
• Rappeler le sens du “nous” en créant une culture d’entreprise et des valeurs communes fortes.

Leadership des managers expérimentés

Manager à distance impose d’avoir un style de leadership développé. Et pour cause, les collaborateurs doivent être en confiance et inspirés par leur manager pour rester opérationnels, même à distance. Ce pourquoi, il semble primordial de proposer des plans de coaching managérial à vos managers de proximité. Cela leur permet alors d’acquérir un certain leadership, en travaillant sur le sens de la communication et de l’écoute, la vision globale et stratégique d’un projet, l’intégrité et l’humilité, mais aussi la résilience et l’assertivité.

Chez CoachHub, solution de coaching professionnel, nos coachs certifiés accompagnent vos managers et s’occupent également de motiver les équipes en distanciel.

Manager à distance pour rester collaboratif, conclusion

Imposer la collaboration est une erreur. La collaboration nécessite de l’empathie, elle relève du savoir-être. Comme toute compétence des équipes, la collaboration à distance s’apprend donc. Cela passe tout d’abord par une écoute active et une communication bienveillante pour gérer le feed-back. Un bon manager favorise également le travail d’équipe en mettant à disposition des outils de management collaboratifs et en organisant des sessions de team-building. Enfin, le manager, grâce à son leadership développé en formation management, inspire confiance et fait confiance à ses collaborateurs.