Por qué el proceso de incorporación de empleados merece más atención

Descuidar el proceso de incorporación de nuevos empleados puede estar costándole a tu empresa miles de dólares al año. Ofreciendo a los nuevos empleados el apoyo y la formación adecuados, puedes reducir la rotación en tu organización y ahorrar el dinero que de otro modo gastarías buscando trabajadores de sustitución.

Todo nuevo empleo conlleva un periodo de adaptación tanto para el empresario como para el empleado. Los recién contratados suelen tener dificultades para integrarse en un lugar de trabajo establecido, con pautas, modalidades de trabajo y relaciones arraigadas.

Invertir en un proceso de incorporación de empleados sólido y completo es una de las mejores cosas que puedes hacer para preparar a tus nuevos empleados para el éxito. También puedes reducir drásticamente el coste de la rotación en tu organización. Aquí hablaremos de qué es la incorporación, por qué debes preocuparte por ella y qué efectos puedes esperar de cualquier inversión que hagas en este proceso crítico.

¿Qué es la incorporación de empleados?

La incorporación de empleados es el proceso de ayudar a un empleado recién contratado o ascendido a establecerse en su puesto dentro de la organización. Se considera distinto de la orientación, que se centra más en el papeleo y los procesos logísticos necesarios para establecer el salario y las prestaciones de un empleado y darle acceso a sus sistemas.

Pasos del proceso de incorporación

Durante la incorporación a un puesto determinado, es posible que:

• Establezcas tus expectativas para el puesto.
• Establezcas objetivos a corto y largo plazo para el empleado.
• Compruebes que el empleado está comprometido y confiado en su nuevo puesto.
• Ofrezcas apoyo adicional si es necesario.

Dado que el objetivo es mantener contento al nuevo empleado, la incorporación no puede considerarse un acto aislado. Un buen proceso de incorporación puede durar hasta un año y requiere revisiones frecuentes con los empleados para ver cómo progresan en su nuevo puesto.

También es importante asegurarte de que tú y tu personal mantenéis un ambiente realmente positivo y acogedor durante todo este proceso. Los nuevos empleados nunca deben tener la sensación de que consideras la incorporación como una obligación o un gasto innecesario. Si alguna vez tienen la sensación de que la organización no les apoya de verdad, no responderán a tus estrategias de incorporación como pretendes que lo hagan.

Por qué un buen proceso de incorporación mejora los resultados empresariales

La incorporación no es sólo una cuestión de cortesía. Si un empleado no empieza a sentir que forma parte del equipo al poco de llegar, puede marcharse. El 31% de las personas han dejado un trabajo en los primeros 6 meses porque no sentían que fuera una buena opción para ellos.

Este tipo de rotación es perjudicial tanto para los trabajadores como para las empresas que los contratan. Según estimaciones de Employee Benefit News, sustituir a un trabajador cuesta el 33% de su salario. Cuanto mayor sea su salario, más costará encontrar un nuevo empleado que ocupe su lugar.

Un proceso de incorporación exhaustivo proporciona a los empleados el apoyo que necesitan para adaptarse a su nuevo puesto. Les da la oportunidad de aclarar cualquier aspecto de su trabajo que aún no entiendan, infundiendo confianza en su rendimiento laboral. También les ayuda a crear vínculos dentro de su equipo y a desarrollar las habilidades profesionales necesarias para asumir distintos tipos de trabajo. Esto crea un entorno positivo que fomenta tanto la motivación como la retención de los empleados.

La importancia de la incorporación de la nueva generación

La incorporación es especialmente crítica para las empresas que quieren apuntalar su futura mano de obra atrayendo una base saludable de trabajadores jóvenes capacitables. Se sabe que los empleados de la Generación Y y de la Generación Milenial anhelan recibir apoyo individual en el lugar de trabajo y priorizan la satisfacción laboral por encima de cualquier otro criterio en la búsqueda de empleo.

Es difícil encontrar buenos empleados a corto plazo. Contar con una plantilla joven y fuerte garantiza que tu empresa pueda seguir funcionando sin problemas, incluso cuando se jubilen los empleados de más edad. Por esta razón, debes considerar la incorporación de empleados como una inversión en el futuro de tu empresa, así como en su presente. Es una forma proactiva de enfocar sus esfuerzos de captación de talento que seguro que dará sus frutos en los años venideros.

Perfeccionar los pasos del proceso de incorporación

Contar con un proceso establecido para integrar a los nuevos empleados en el equipo garantiza que todos los recién llegados reciben el apoyo que necesitan. Cada vez que des la bienvenida a un nuevo empleado a sus filas, deberías:

1. Romper el hielo por correo electrónico

Un correo electrónico de bienvenida es un buen punto de partida para el proceso de incorporación. Puedes utilizar este punto de contacto para enviar a tu nuevo empleado información sobre el código de vestimenta de la empresa, el horario laboral y otras políticas relevantes para los empleados. También debes incluir la información de contacto del supervisor directo del empleado por si tiene alguna pregunta que hacerle.

2. Preparar a tu equipo para la nueva llegada

Integrar a un nuevo empleado en el tejido social de su lugar de trabajo es clave para desarrollar la confianza dentro de tu equipo. Empieza por enviar un correo electrónico colectivo a tu equipo presentando al nuevo empleado con un poco de información sobre sus antecedentes. El día que llegue el nuevo empleado, llévalo a visitar la oficina y preséntalo en persona. Considera también la posibilidad de asignar a tu empleado un mentor entre el personal. Así aprenderá con el ejemplo y creará un vínculo de respeto y confianza, especialmente fuerte con al menos uno de sus compañeros.

3. Celebrar reuniones periódicas

Las reuniones periódicas te ayudan a seguir de cerca a tu nuevo empleado y a observar su evolución a lo largo del tiempo. Es una buena idea organizar algunas reuniones iniciales con algunos de los superiores con los que trabajará más estrechamente. A continuación, el nuevo empleado debe reunirse con su supervisor directo de forma rutinaria para tratar cualquier problema que pueda tener. Las reuniones semanales funcionan bien al principio, ya que es seguro que habrá más feedback que ofrecer durante estas primeras etapas. Cuando haya pasado algún tiempo, pueden cambiar a reuniones mensuales.

4. Ofrecer formación de incorporación según sea necesario

Incluir formación corporativa durante el proceso de incorporación puede ayudar a los nuevos empleados a descubrir cómo encajan en su organización. Los cursos de formación sobre temas como MBTI y DISC muestran a los empleados cuáles son sus puntos fuertes y les ayudan a descubrir la mejor manera de aplicar sus habilidades únicas. Muchos también enseñan habilidades interpersonales, como la gestión del tiempo, que servirán a los trabajadores en cualquier puesto. Lo mejor de todo es que están disponibles en cómodos formatos de aprendizaje digital, que facilitan a los trabajadores su adaptación a las demás tareas que tienen asignadas.

Si el empleado va a asumir un puesto directivo, el coaching puede ayudarle a adquirir competencias críticas como la comunicación, la empatía y las habilidades relacionales. También puedes ofrecer este tipo de coaching a los trabajadores que consideres que se convertirán en buenos candidatos para la dirección en un futuro próximo. Esto indica a los empleados con alto potencial que reconoces sus capacidades y que estás preparado para apoyar con confianza su desarrollo profesional y la movilidad de su carrera.

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