Monitorare la produttività e il suo impatto sui dipendenti

Con l’adozione da parte delle aziende della cultura del lavoro da casa, è cresciuta la domanda di strumenti che aiutino a monitorare la produttività dei dipendenti. Nei luoghi di lavoro, i manager spesso convincono i dipendenti a lavorare monitorandoli. Tuttavia, l’ondata di lavoro remoto post-covid sta spingendo le aziende a cercare nuovi modi per garantire che i dipendenti rimangano produttivi indipendentemente dalla loro posizione. Poiché il fine non sempre giustifica i mezzi, alcuni metodi per monitorare la produttività dei dipendenti stanno diventando controproducenti. I datori di lavoro e i manager devono cercare modi più etici per monitorare le attività dei dipendenti e migliorare la loro produttività.

Che cos’è il monitoraggio della produttività?

Monitorare la produttività è un processo che prevede l’utilizzo di vari metodi per analizzare le attività lavorative, garantire che i dipendenti siano puntuali e che svolgano efficacemente il loro ruolo.

Il termine comprende anche tutte le forme di sorveglianza, compreso l’uso di telecamere a circuito chiuso all’interno degli spazi di lavoro per monitorare ciò che i dipendenti fanno sul loro posto di lavoro.

Tracciamento e sorveglianza dei dipendenti: cosa occorre sapere

Il monitoraggio della produttività dei dipendenti si è evoluto in varie fasi; il primo utilizzo noto è stato quello di Tesco. I dipendenti dovevano indossare bracciali che aiutavano a monitorare il modo in cui spostavano la spesa all’interno del magazzino e la velocità con cui lo facevano. Era facile identificare i dipendenti con prestazioni insufficienti e in generale aiutava a risparmiare tempo.

Il processo di sorveglianza della produttività ha fatto passi da gigante. Le aziende impiegano ora mezzi più avanzati, come l’utilizzo di software per gli schermi dei lavoratori, frequenti istantanee del volto di un lavoratore al lavoro e persino il tracciamento dei dati dello smartphone per monitorare le attività durante l’orario di lavoro.

Poiché una recente ricerca ha dimostrato che nel 2022 i dipendenti lavoreranno più giorni da casa rispetto all’anno precedente, i datori di lavoro ricorrono a uno strumento di monitoraggio della produttività. L’intento è quello di assicurarsi che i dipendenti lavorino attivamente da casa.

Attualmente, le informazioni fornite dal software aiutano i manager a sapere che i loro dipendenti stanno svolgendo il loro lavoro anche quando non si trovano in ufficio. L’uso della tecnologia di monitoraggio dei lavoratori li aiuta a determinare se i dipendenti stanno sfruttando al meglio le loro ore di lavoro e se le stanno dedicando ad attività correlate al lavoro.

La sfida del monitoraggio della produttività dei dipendenti

Sebbene la maggior parte delle organizzazioni abbia ragioni giustificabili per monitorare i dipendenti, i mezzi per farlo non sono sempre nobili. Scattare frequenti istantanee del volto di un dipendente che lavora in remoto, ad esempio, può essere invasivo. Non è possibile determinare il modo in cui una persona sceglie di svolgere il lavoro dalla comodità di casa sua. Con un software che scatta foto frequenti, è possibile catturare momenti privati mentre il dipendente non è alla sua scrivania.

In molti casi, il modo in cui un lavoratore sceglie di portare a termine il lavoro non è spesso una vera misura della sua produttività. Grazie agli anni di esperienza sul lavoro, è probabile che alcuni dipendenti riescano a capire come portare a termine il proprio lavoro più velocemente di altri. Un software di produttività che registra il tempo trascorso sullo schermo è probabile che consideri più produttivi i dipendenti che trascorrono più tempo al lavoro rispetto a quelli che hanno trovato un modo efficiente per farlo più velocemente.

Inoltre, può influire negativamente sulla percezione che un dipendente ha del proprio lavoro. È meglio concentrarsi sui risultati e sulle metriche di misurazione delle prestazioni piuttosto che utilizzare un software di sorveglianza per monitorare i lavoratori. Il più delle volte, i risultati del monitoraggio non sono necessariamente la misura migliore della produttività. È meglio adottare un approccio intrinseco piuttosto che applicare approcci estrinseci al monitoraggio della produttività dei dipendenti.

Come il monitoraggio della produttività influisce sui dipendenti

È importante che i datori di lavoro ottengano la massima produttività dai loro dipendenti, senza dubbio, ma gli studi hanno dimostrato che i dipendenti reagiscono negativamente al monitoraggio. Il rovescio della medaglia è che i dipendenti potrebbero continuare a non essere produttivi e questo potrebbe portare a un effetto a catena inaspettato che potrebbe significare che il sistema di monitoraggio si è ritorto contro di loro.

I datori di lavoro potrebbero rischiare molto con l’introduzione di questi sistemi, a causa dell’impatto che hanno sui dipendenti e del modo in cui decidono di reagire. Ecco alcuni esempi di come il monitoraggio della produttività dei dipendenti si ripercuote su di loro.

Ansia e riduzione dell’efficacia:

Il monitoraggio della produttività dei dipendenti può avere un impatto negativo sul loro rendimento. Un dipendente che sa di essere monitorato può scivolare in uno stato di ansia. Si sentono sotto pressione e l’attenzione si sposta presto dall’essere produttivi all’impressionare i datori di lavoro nel soddisfare i time tracker. L’ansia può portare a una riduzione dell’efficacia e, peggio ancora, a errori costosi. In definitiva, lo scopo del tracker si ritorce contro le prestazioni lavorative complessive.

Stima ingiusta delle prestazioni lavorative:

Poiché gli strumenti di tracciamento della produttività sono spesso gestiti digitalmente, significa che tutto ciò che viene fatto fuori dal desktop o offline e che è associato al lavoro non viene tracciato. A volte, i dipendenti devono scegliere di fare una telefonata veloce per motivi di lavoro piuttosto che inviare un’e-mail che potrebbe non essere vista immediatamente. A seconda della durata delle chiamate, il tracker può ritenere che il dipendente sia inattivo in quel lasso di tempo. Si tratta di un monitoraggio decisamente scorretto per un dipendente che lavora sodo. Se deve sempre spiegare cosa è successo in quel periodo, l’organizzazione può rischiare di perdere quel dipendente.

Problemi di salute indotti dal lavoro:

Sebbene l’ansia sia comune, ulteriori problemi di salute possono derivare dal monitoraggio della produttività. Un dipendente che cerca di rispettare il proprio indicatore di produttività potrebbe sviluppare abitudini dannose per la propria salute. Per esempio, chi ha bisogno di fare una pausa bagno potrebbe rimandarla all’orario di pausa previsto. Questa abitudine può portare in seguito a problemi di salute per quel dipendente. Inoltre, alcuni dipendenti potrebbero dare la priorità al lavoro alla scrivania piuttosto che al necessario riposo e alla cura della propria salute, nel tentativo di rispettare il tracker.

Aumentano le possibilità di violazione delle regole:

Quando i dipendenti sono monitorati sul posto di lavoro, potrebbero avere la tendenza a ribellarsi. Potrebbero iniziare a fare pause non approvate dal lavoro solo per fare altre cose fuori dalla scrivania, perché sanno di essere monitorati. Altri potrebbero rallentare intenzionalmente il ritmo di lavoro perché vogliono che il tracker registri che sono impegnati a lavorare più a lungo.

I lavoratori possono perdere il senso della moralità e dell’identità:

Per i lavoratori le cui prestazioni sono monitorate può essere difficile mantenere la propria identità. Può trasformarli in individui guidati da obiettivi che rischierebbero qualsiasi cosa e farebbero qualsiasi cosa per dimostrare ai loro dipendenti che sono produttivi nel loro lavoro. Potrebbe persino far perdere loro il senso della moralità, in quanto potrebbero iniziare a cercare modi per aggirare il tracker o modificarlo a loro favore. Potrebbe portare un dipendente ad applicare espedienti per avere del tempo libero a disposizione perché sa di essere monitorato durante l’orario di lavoro.

Cultura tossica del lavoro e scarsa esperienza dei dipendenti:

Nel monitoraggio della produttività, i dipendenti hanno meno tempo per relazionarsi tra loro perché sono consapevoli di essere monitorati. Questo genera un’aria di tossicità in un ambiente di lavoro e porta a esperienze complessivamente negative per i dipendenti.

Monitoraggio della produttività: un modo etico di procedere

I datori di lavoro devono iniziare a considerare altri modi per garantire la produttività dei dipendenti, oltre all’uso di software di sorveglianza e di monitoraggio della produttività. È importante valutare il costo del monitoraggio della produttività e il modo in cui influisce sulla salute e sulle prestazioni dei dipendenti. La scelta migliore è quella di adottare un approccio più olistico per migliorare la produttività dei dipendenti. Alcuni di questi includono:

Coaching personalizzato per i dipendenti:

Investire nel coaching aiuta i dipendenti a capire come sfruttare la loro forza per ottenere prestazioni ottimali. Infatti, i dipendenti possono condividere le sfide del lavoro da casa con i loro coach personali e ottenere informazioni su come affrontarle senza che ciò influisca sulla loro produttività. Nel complesso, vengono dotati delle giuste conoscenze sulle migliori pratiche lavorative che possono applicare per rimanere produttivi. Con un maggiore senso di autostima, i dipendenti che ricevono coaching hanno meno probabilità di essere non produttivi, in quanto hanno una maggiore tendenza a impegnarsi al massimo nel lavoro.

Rapporti diretti e responsabilità:

La creazione dei diversi livelli di responsabilità e di rapporti diretti rende più facile per i dipendenti rimanere il più produttivi possibile. Sono consapevoli di dover rendere conto del loro lavoro e di dover rendere conto a determinate persone del loro operato. È ancora più facile se esistono delle metriche per misurare le prestazioni. In questo modo, non ci sarà bisogno di monitorare la produttività, perché è più probabile che i dipendenti forniscano i risultati attesi.

In conclusione…

Il monitoraggio della produttività ha un costo per i dipendenti e potrebbe avere un impatto negativo sulle loro prestazioni complessive. Il modo migliore per evitare di prendere questa strada, pur garantendo la produttività dei dipendenti, è applicare misure intrinseche. Ciò implica che i dipendenti relazionino i loro progressi alle senso di responsabilità stabilito e al coaching individuale ricevuto per aiutarli a migliorare la loro produttività.